AIと仕事する未来 ②

当然会計システムも年度が分かれているので、それぞれに取り込む伝票を作ってそれぞれに取り込む、ということになり、作業が単純に2倍になります。

この作業を他の会社はどうやっているか分からないのですが、私たちの会社は昔、手で2枚の伝票を作っていました。

各部署の経理担当の人が、1回の支払いごとに最初から2枚ずつ伝票を作るのです。

め、面倒くさすぎる・・・！

あの頃は伝票の回付も紙だったので、紙は2枚作らないといけないし、そもそも伝票を出力するには会計システムを立ち上げてそこに入力する必要があるのですが、それぞれの年度の会計システムを開けて、それぞれ入力して、出力、という2度手間が発生していました。

昨今の自動化の波とコロナによる在宅勤務の波に乗って、ついに私たちの会社も、経費精算のクラウドサービスを利用することにし、紙に出力することもなく、オンラインで決裁を終える仕組みを導入しました。

それと共に、これまで2枚伝票を作っていたのをやめて、1枚の伝票にしました。

とはいえ、各年度用の伝票データは変わらず必要です。

そのため、その1つの伝票データをダウンロードしたＥｘｃｅｌファイルをコピーして、仕訳を修正し、旧年度用のデータと新年度用のデータを作って、それをそれぞれの年度の会計システムに取り込む、という処理をすることになりました。

これによって、各部署の経理担当、伝票を承認する承認者の人たちの手間は2分の1に減ったわけですが、会計システムに取り込む作業をする人の手間は多少増えました。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　つづく